Microsoft Excel es la herramienta preferida de la mayoría de los profesionales de la contabilidad, lamentablemente el ser un gran Contador no le hace automáticamente experto en esta herramienta.

Tómese el tiempo para aprender algunos consejos y trucos que le ayudarán a aumentar su productividad y optimizar sus hojas de calculo:

Accesos directos para el formato de números.

• 2 decimales: Ctrl + Shift + 1
• Hora: Ctrl + Shift + 2
• Fecha: Ctrl + Shift + 3
• Moneda: Ctrl + Shift + 4
• Porcentaje: Ctrl + Shift + 5

Utilice Minigráficos para mostrar los datos.

Los Minigráficos son una característica integrada de Excel 2010, Excel 2011 para Mac y Excel 2013 que le permiten visualizar pequeños gráficos dentro de las celdas.  Estos pueden ser gráficos de líneas, gráficos de barras o gráficos ganados / perdidos simples.  Para crear un minigráfico, seleccione el rango de números que le gustaría incluir, haga clic en el menú «Insertar», luego elija una de las opciones del gráfico. Selecciona un margen de ubicación, que debe ser situado a lo largo de una sola fila o columna en la misma hoja de cálculo como su rango de datos.  Los minigráficos pueden ayudarle a visualizar fácilmente las tendencias en los datos en un formato compacto.

Manipular datos con tablas dinámicas.

Cuando tenga un gran y detallado conjunto de datos, las tablas dinámicas le permiten manipularlos fácilmente. Estas tablas son interactivas y pueden ayudar a analizar los datos, detectar patrones y hacer comparaciones. La creación de una tabla dinámica es tan fácil como utilizar el asistente incorporado de tablas y gráficos dinámicos, que se encuentra en el menú desplegable «Insertar». El asistente le ayudará a elegir los datos y dar formato a la información de una manera significativa. Para obtener más información sobre cómo crear tablas dinámicas, consulte este tutorial de  Microsoft Office .

Muévase entre las fórmulas y los resultados.

A veces cuando se manejan grandes cantidades de datos es fácil perderse en las formulas, podemos utilizar este truco para cambiar de manera rápida entre los datos de la celda y la formula. utilice las teclas Ctrl + ^ para lograr esto.

Oculte valores en Cero.

Ocultar valores en cero dentro de grandes conjuntos de datos puede ser útil ya que le permite ver los datos con mayor claridad.  Para ocultar valores en cero, sólo hay que cambiar las opciones en la configuración de Excel. Vaya a esta función haciendo clic en el menú desplegable «Archivo» y seleccione «Opciones». A continuación, seleccione «Opciones avanzadas» del menú de la izquierda y desactive la casilla «Mostrar un cero en las celdas que tienen valor cero.» ( Para usuarios de Mac: Vaya al menú desplegable «Excel» y seleccione «Preferencias», luego desmarque «Mostrar valores cero». )

Estas son sólo algunas de las características útiles de Excel que pueden disminuir el tiempo que pasa en hojas de cálculo y aumentar la cantidad de trabajo que puede hacer.  Esperamos que le sean de utilidad.

¿Qué consejos tiene o qué trucos de Excel utiliza para incrementar su productividad? Compártalos en la sección para comentarios.